7 conseils pour les réunions de retour de vacances

À votre retour au travail après une pause estivale qui aura été, nous l'espérons, bénéfique, vous revenez ressourcé et revigoré, prêt à aborder le reste de l'année avec une nouvelle soif de réussite.

La pire chose qui pourrait arriver serait alors que toutes ces bonnes intentions et cette énergie positive soient sapées par des réunions interminables, semblant créer plus d'obstacles que de solutions. Voici donc sept conseils simples pour réussir vos réunions de rentrée.

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1. Définissez le programme
Trop souvent, les réunions s'avèrent infructueuses en raison de l'absence d'une structure claire. La solution : rédiger un ordre du jour spécifique, le partager avant la réunion et l'afficher sur un tableau blanc dans la salle pour que chacun l'ait en tête. Ce sera ainsi plus facile de traiter les points importants dans l'ordre.

2. Privilégiez les réunions en petit comité
Une évidence, nous direz-vous, mais c'est vrai. Moins vous conviez de personnes à une réunion, plus elle sera courte et fructueuse. Alors, lorsque vous dressez la liste des personnes à inviter, assurez-vous que leur présence est vraiment pertinente au vu du thème de la réunion et qu'elle apportera vraiment quelque chose.

3. Impliquez les participants
La présence des bonnes personnes ne suffit pas, il faut également qu'elles soient impliquées. S'il s'agit d'un brainstorming, distribuez des notes adhésives pour que les participants puissent noter leurs idées ou utiliser un paperboard 3M pour noter vous-même les observations au cours de la réunion.

4. Utilisez un chronomètre
Nous avons tous déjà assisté à des réunions interminables. Fixez-vous un temps imparti pour la réunion et faites savoir à votre auditoire que tout doit être abordé dans ce laps de temps. Placez un chronomètre sur la table, à la vue de tous. Cela incitera chacun à s'en tenir à l'ordre du jour et à écourter certains points le cas échéant.

5. Privilégiez les réunions debout
Si vous organisez une réunion dans un endroit où les participants doivent rester debout, en règle générale, vous pouvez être sûr que chacun voudra passer en revue l'ordre du jour le plus rapidement possible. Les réunions debout sont également connues pour être bien plus productives.

6. Bannissez l'utilisation du téléphone
Les téléphones et autres appareils mobiles sont toujours une source de distraction. Il y a ceux qui reçoivent des appels et disent devoir répondre absolument, ou encore ceux qui cherchent des informations sur Internet en pleine réunion. Autant d'employés dont vous n'avez pas toute l'attention. Faites donc savoir dès le début de la réunion que les téléphones n'ont pas leur place ici.

7. Définissez une « zone annexe »
Il arrive très souvent en réunion que des sujets en rapport avec le thème fassent surface, mais ne soient pas assez pertinents pour être développés. Dans ce cas, pour ne pas dévier de votre programme, définissez une « zone annexe » afin de prendre note de ces sujets annexes tout en convenant d'y revenir plus tard. Là encore, un paperboard ou des notes grand format sont un bon moyen de garder une trace des points soulevés.

Avec ces sept conseils, vous avez toutes les armes pour organiser des réunions plus courtes, plus percutantes et plus ciblées, mais aussi moins fréquentes. Sur ce, n'oublions pas les sages paroles de l'économiste et auteur américain Thomas Sowell, qui disait : « Les personnes les moins productives sont généralement celles qui sont les plus favorables à l'organisation de réunions ».